Feladat, probléma: amire megoldást keresünk
Az ajánlatainkhoz tartozó kalkulációkat gyakran Excelben állítjuk össze. Az Excel erre egy remek
környezetet biztosít: jól kezelhető, átlátható, függvényekkel támogatja a számolásokat, szinte mindenki ismeri és használja. Nézzünk erre két példát.
- Első példánkban egy épület kivitelezésére adunk ajánlatot. Az Excelben egy-egy
lapon egy-egy épületszint adatait részletezzük, pl.: P2 (pince -2), P1 (pince -1), F (földszint), MF (magasföldszint), E1 (emelet 1), E2 (emelet 2), E3 (emelet 3), stb. Továbbá egy összesítő lapot használunk az egyes szintek összesítő számértékeinek összefoglalására:
Alapozás, Vízszigetelés, Felmenő teherhordó szerkezet, Födémek, Lépcsők, Liftek,
Kémények, Válaszfalak, Tetőszerkezet, Tetőfedés, Homlokzati nyílászárók, Belső
nyílászárók, Hő és hangszigetelés, Homlokzatképzés, Burkolatok, Festés és
mázolás, Kerítés, Kapuk, Garázs, Kert, Belső víz csatorna, Gázszerelés,
Fűtésszerelés, Fűtőtestek, Elektromos szerelés, Szerelvények.
- Második példánk egy informatikai projekt ajánlatának összeállítása. Az Excel fájlban tételesen
felsoroljuk és beárazzuk a hardverkomponenseket, a szoftverlicenceket, az alvállalkozói költségeket, és a szükséges belső ráfordításainkat. A belső ráfordítások esetén segédlapokat használunk az egyes kategóriák (pl. junior MS mérnök, senior MS mérnök, junior fejlesztő, senior fejlesztő,
adatbázis szakértő, projektvezető, stb.) és a hozzájuk tartozó költségek számolásához. Az Excelben összeállított tételek alapján összesítő értékek számolódnak: hardverdíj, szoftverdíj, alvállalkozói díj, belső
ráfordítások díja, a beszerzési költség, valamint az önköltség. Rögzítjük az ajánlati árat, amely felhasználásával kiszámolódnak a megfelelő fedezeti értékek.
Mindkét esetben kényelmes az Excel alapú ajánlatkészítés, mert egyedi képleteink vannak, amelyeket
ajánlatról-ajánlatra használunk. Szeretnénk az összesítő számértékeket a CRM
ajánlati felületre közvetlenül az Excel fájlból betölteni. Ez egyrészt
gyorsítja a munkánkat, másrészt elkerüljük az elgépelés lehetőségét.
Motiváció: miért jó, ha megoldjuk a feladatot
- Továbbra is használható a megszokott és hatékony Excel alapú kalkuláció.
- Az adatok könnyen kerülnek át a CRM-be, ezáltal központilag,
áttekinthető módon kezeljük az ajánlatainkat. Összesítő grafikonokon,
kimutatásokban, előrejelzéseken, jelentésekben szerepelnek az összesítő
számértékek.
A megoldás
Microsoft Dynamics CRM 2011-hez készített, az Excel fájlban található adatokat betöltő Silverlight 5 alapú
komponens.
A megoldás részletei, hogyan működik
Az elkészített megvalósítás feldolgozza mind az xls, mind pedig az xlsx formátumú Excel fájlokat. A két
formátum eltér, ennek megfelelően más-más beolvasó megoldást készítettünk. A
megvalósítás a fájl kiterjesztése alapján dönti el, hogy mely módon nyitja meg
és olvassa fel a kívánt sorokat és mezőket.
A megoldás kliens oldalon, egy megnyitott ajánlati vagy üzleti lehetőség kartonon végzi el a műveletet.
Eredménye megegyezik azzal, mintha kézzel töltöttük volna fel a mezőket.
Jelentősége, hogy a munka során nem kell külön felületet vagy alkalmazást
használni a betöltéshez, hanem közvetlenül a felületről indítható. Az Excel
ikon megnyomásakor megnyílik egy fájl böngésző ablak, ott megkeressük az Excel
fájlt és kiválasztjuk. ennek hatására a komponens betölti az adatokat.
Összefoglalás
Tudjuk, hogy nincs két egyforma cég, az ajánlatadási folyamat és az ajánlati sablonok is eltérnek. A
megvalósításunk egyéni igényekre szabható. Továbbá a tetszőleges, az ajánlati és üzleti lehetőség felülettől eltérő, más területen is alkalmazható. A megoldással betölthetők a pontosan meghatározott cellák értékei, például a
fenti két példa esetén 26 ill. 12 darab mező értéke, és tetszőleges sok teljes
sor is.
A Microsoft CRM beépített Excel (CSV)-beolvasó mechanizmusával összehasonlítva, fontos különbség, hogy a
beépített megoldást tömeges adatok betöltésére használhatjuk aszinkron módon.
Ha egy megnyitott kartonra, pl. partner, kapcsolattartó, ajánlat, megrendelés,
stb., kell Excel fájlból adatokat beolvasni, akkor a jelen megoldásunk
alkalmazható.
