A szoftveralkalmazások bekerülési költségének elemzésekor a következő költségtípusokat kell figyelembe venni:
• Alapvető költségek.
o Hagyományos szoftverek esetén. A szoftver, hardver, hálózati infrastruktúra kiterjesztése, monitorozó és tesztelő alkalmazások, pótalkatrészek, valamint a további szükséges infrastruktúra elemek mind az alapvető költség részét képezik. Bizonyos esetekben szükség van egyéb infrastruktúrák frissítésére, aktualizálására (upgrade), amely szintén az alapvető költségeket növeli. Ezek a költségek rögtön, a bevezetés elején jelentkeznek.
o SaaS megközelítés esetén. A SaaS alkalmazások esetén nem szükséges állandó licencet vásárolni. A SaaS modell természetéből fakad, hogy csak azért kell fizetni, amit használunk. A legtöbb SaaS modell használata ismétlődő költségeket jelent. A felhasználók havi vagy éves díjat fizetnek mindaddig, amíg a szolgáltatást igénybe veszik. A szolgáltatás díja tipikusan magában foglalja a karbantartás, támogatás, oktatás és frissítések költségét, valamint nagyon fontos, hogy kiterjed minden hardver, hálózati, tárolási, adatbázis, adminisztrációs költségre, amely az adott SaaS szolgáltatáshoz kapcsolódik.
• Tervezési és üzembe helyezési költségek.
o Hagyományos szoftverek esetén. A házon belül üzemeltetett szoftveralkalmazások üzembe helyezéséhez számolni kell a felmérések, tervezés, integráció, beállítások és elindítás költségeivel. A szerver és hálózati erőforrásokat fel kell becsülni és adott esetben bővíteni kell, ha a felbecslés alapján nem kielégítők. A végfelhasználók számítógépeit, a használt operációs rendszereket és alkalmazásokat ugyancsak értékelni kell, és szükség esetén frissíteni. Az értékelésnél, a frissítésnél és egyéb esetekben a kompatibilitási szempontokat figyelembe véve össze kell hasonlítani a szerver és a kliens gépeket, majd ezen információ birtokában kell meghozni a szükséges döntéseket. A rendszertesztelés feladata kideríteni, hogy az aktuális konfiguráció megfelel-e a teljesítménybeli elvárásoknak. Legtöbb esetben szükség van a végfelhasználók és az IT csoport oktatására.
o SaaS megközelítés esetén. A hagyományos módszerhez viszonyítva a legtöbb SaaS alkalmazás gyorsabban és a költségek töredékért állítható üzembe. Ez igen fontos érv, ha az alkalmazás használatba vétele sürgős. A másik oldalon meg kell jegyezni, hogy a SaaS alkalmazások testreszabására, az üzleti folyamatokhoz történő alakítására jóval kevesebb lehetőség van.
• Folyamatos infrastruktúra költségek.
o Hagyományos szoftverek esetén. A folyamatos működtetéshez hálózati monitorozást és menedzselést támogató eszközök szükségesek, amelyek lehetővé teszik a valós idejű hibaészlelést. Az éves szoftverkarbantartás és támogatás, valamint a rendszerfrissítések egy jelentős részét jelentik a szoftverek teljes tulajdonlásának. A kapacitás növelése, a tartalék erőforrások, rendszerek, valamint a funkcióbővítések tovább növelik a költségeket. A hardverjavítás és csere, a megújuló környezeti költségek, mint amilyen például a szünetmentes tápok telepítése tovább növelik a folyamatos költségeket. Annak ellenére, hogy ezek a kiadások a szolgáltatás egész élettartamára vonatkoznak a TCO elemzésben mégis szerepelniük kell.
o SaaS megközelítés esetén. Az esetleges internet sávszélesség növelés mellett egyéb infrastruktúra költséggel nem kell számolni a SaaS alkalmazás fejlesztése esetén. Annak érdekében, hogy a SaaS alkalmazás jobban integrálódjon a meglévő alkalmazások közé konfigurálásra lehet szükség, amelyhez szakértő kell. Az infrastruktúra skálázása, és az ehhez tartozó költséget teljesen a SaaS szolgáltató felelőssége.
• Folyamatos műveletek, oktatás és támogatás költségek.
o Hagyományos szoftverek esetén. Az IT szervezetnek erőforrást kell allokálnia az alkalmazás monitorozására és karbantartására. Ha az alkalmazás egy új terület a vállalatnál, akkor az IT szervezetnek egy meglévő munkaerőt kell kiképeznie, vagy egy új munkaerőt kell alkalmaznia, aki ismeri, vagy nem ismeri az új alkalmazást. Minden esetben, ha egy frissítés megjelenik, annak a telepítése IT erőforrást igényel. Ez kétségkívül az egyik legnagyobb rejtett költség, amikor egy új alkalmazás vásárlása mellett születik a döntés. Ennek a megbecslése igen nehéz feladat, mégis érzékenyen érinti a teljes IT költségvetést.
o A kezdeti, valamint a folyamatos oktatás egy kulcstényező egy új alkalmazás széleskörű adaptálásánál. A szoftver szállítója minden bizonnyal felajánl egy kezdeti képzést, de gyakran ez kevésnek bizonyul, további képzések szükségesek. Ismét fontos megjegyezni, hogy ez a költség is jelentős lehet.
o A támogatás az utolsó, de a legkritikusabb sikertényező: bármikor, ha a végfelhasználónak problémája van az alkalmazással, az hatékonyságcsökkentéshez vezethet, illetve rosszabb esetben negatívan járulhat hozzá az alkalmazás teljes elfogadásához. A felhasználói problémák száma az alkalmazás szélesebb körű használatával szaporodnak, ezáltal az IT szervezet terhelése is nő. Ugyancsak fontos ennek a tényezőnek a helyes megbecslése.
o SaaS megközelítés esetén. A SaaS szolgáltatók a felelősek az alkalmazás funkcióinak biztosításáért. Az IT szervezet egyetlen felelőssége, hogy a megfelelő portokat megnyissa a tűzfalon, valamint, hogy elegendő sávszélesség álljon rendelkezésre az alkalmazás eléréséhez.
o A SaaS egy megújuló szolgáltatás, tehát a SaaS szolgáltató számára az üzlet nem ér véget az első szerződés aláírásakor. Ha egy vásárló nem használja az alkalmazást, akkor egyszerűen választhatja azt, hogy nem újítja meg a szerződést. A hagyományos értékesítési modellben ez nem így van. Ennek következtében a SaaS szolgáltatóknak igen is érdeke, hogy a vásárlók használják és elégedettek legyenek az alkalmazásokkal, valamint a nyújtott támogatással. Ez az, amiért a SaaS szolgáltatók azon igyekeznek, hogy a termékeik könnyen használhatók legyenek, valamint kezdeti és folyamatos oktatásokat kínálnak, amelyek többnyire benne vannak a szolgáltatási díjban.
• Nem érzékelhető költségek. Ez egy olyan kategória, amelyet megbecsülni rendkívül nehéz, de az előzőekhez hasonlóan ugyancsak hatással van a TCO elemzésre. A következő tényezőket soroljuk ide:
o Megbízhatóság és hozzáférhetőség. A sikertelen próbálkozások, a rendelkezésre állás kiesése alkalmazotti munkaidő kiesést eredményez. A SaaS megközelítésben a terület a szolgáltatási szint szerződés (SLA) kapcsán fedett, a kérdés, hogy ez hogyan hasonlítható, mérhető össze a belső IT szervezet munkájával?
o Együttműködési képesség. Mennyire egyszerű vagy nehéz a más alkalmazásokkal történő integráció?
o Kiterjeszthetőség. Mennyire, és mennyire egyszerűen szabható testre az alkalmazás annak érdekében, hogy a szervezet igényeinek minél jobban megfeleljen.
o Biztonság. A biztonsági rések költsége igen nagyra rúghat, szinte katasztrófával felérő lehet, ha a versenytársak ennek révén jutnak bizalmas üzleti információhoz. A SaaS szolgáltatókkal számos vállalat áll kapcsolatban, mindenkinek más és más biztonsági igénye van. Emiatt a SaaS szolgáltatók a legszigorúbb szabályok szerint kezelik a kérdést, és így is teljesítenek mindenki felé. Egyszerűen nem engedhetik meg, hogy bármiféle biztonsági probléma fennálljon, mert az a fennmaradásukat kockáztatná.
o Skálázhatóság. Az üzlet és ez által az alkalmazás növekedésével kapcsolatos kérdések.
o Kapacitás. A hagyományos alkalmazásoknál a két véglet az alacsony teljesítmény, valamint a kihasználatlan infrastruktúra. A SaaS modellben ez a kérdés egyszerűbben és hatékonyabban kezelhető.
o A lehetőségek költsége. Számolni kell még azzal is, hogy egy belső implementáció által igényelt humán erőforrások és anyagi ráfordítások következtében más projektek késve indulhatnak, illetve ha már futnak, akkor elhúzódhatnak. Ennek ugyanúgy hatása lehet a vállalat teljes költségvetésére.
Összefoglalásként az állapíthatjuk meg, hogy a helyben üzemeltetett szoftveralkalmazások estén egy jelentős TCO tényező a folyamatos emberi erőforrás igény. Az ő feladtuk az alkalmazás monitorozása, karbantartása és frissítése, valamint a végfelhasználók képzése és támogatása. Ezzel a költséggel általában nem, vagy nem megfelelő mértékben számolnak a vállalatok. Felmérések szerint ez alkalmazásoktól függően az alkalmazások teljes bekerülési költségének 50-85%-át jelentik. Ezen költségek megértése jelentős hatással lehet a teljes TCO előrejelzésben. Az egyes tényezőket részletesen lebontva a költségvetés százalékos összetételét az 1. táblázat mutatja be.
Tényező | Százalék |
Kezdeti infrastruktúra költsége | 5% - 20% |
Üzembe helyezés személyi költségei | 5% - 15% |
Folyamatos infrastruktúra költsége | 5% - 15% |
Folyamatos személyi költségek | 50% - 85% |
1. táblázat: A hagyományos szoftver installáció összefoglaló költségei
A SaaS alkalmazások legnagyobb TCO tényezője a SaaS szolgáltatóknak fizetett előfizetési díj. Ez a díj magában foglalja a monitorozás, karbantartás és frissítés költségeit, valamint a végfelhasználóknak nyújtott oktatást és támogatást is. A hagyományos szoftver modellel ellentétben ezek a költségek részeit képezik a SaaS alkalmazások igénybe vételének. Az egyes költségtényezőket a 2. táblázat részletezi.
Tényező | Százalék |
Telepítés költsége | 2% - 5% |
Üzembe helyezés személyi költségei | 3% - 5% |
Megújuló költségek | 80% - 90% |
Folyamatos személyi költségek | 5% - 10% |
2. táblázat: A SaaS megközelítés összefoglaló költségei
A hagyományos modellt követve a vásárlók egy örökös licenchez jutnak. Ezzel szemben a SaaS megközelítésben, ahelyett, hogy a vásárlók tulajdonolnák a szoftvert, szolgáltatási díjat fizetnek a SaaS szolgáltatóknak, aminek fejében a szoftver a szolgáltató infrastruktúráján fut. A vásárlók miután nem fizetik a szolgáltatási díjat, elveszítik a szoftver használatának jogát, de fontos megjegyezni, hogy a szolgáltatónál tárolt adatok tulajdonlási jogát nem veszítik el.
A vállalatok nagy része úgy gondolja, hogy minek bérelni, ha lehet tulajdonolni is, különösképpen, ha a használatot hosszú távra tervezik. Ezzel szemben, a SaaS alkalmazások, mint ahogy az a fentiekben kiderült, számos előnyt kínál a hagyományos módszerrel szemben, melyek közül az egyik legjelentősebb, hogy elkerüli a meglehetősen jól elrejtett üzembe helyezéshez, üzemeletetéshez, karbantartáshoz és támogatáshoz szükséges személyi költségeket.
