Több olyan ügyfél is van, akikről az érdeklődésük alapján nem tudjuk azonnal eldönteni, hogy CRM vagy ERP rendszerre van szükségük. Az esetek egy részében az ügyfelek maguk sem tudják, mert nincsenek pontos ismereteik arról, hogy egy adott CRM vagy ERP rendszertől milyen funkcionalitásokat várhatnak el. Az ügyfelek nagy része több rendszert is megvizsgál, megismer a döntés előtt. Természetesen mindenkinek vannak preferenciái, ami alapján az integrációs lehetőségeket szem előtt tartva adott gyártóhoz húz, vagy az árat nézi, legyen az induláshoz vagy a folyamatos üzemelhetéshez tartozó. Például, kezdenek Magyarországon is elterjedni a bérleti konstrukcióban használt ERP és CRM rendszerek: egyre több alkalmazás felhasználását kínálják a vállalatok az interneten hozzáférhető változatban, amely a felhasználók részéről nem igényel telepítési és karbantartási feladatokat, és ugyanakkor jobban tervezhető ráfordítást jelent.A rendszerek közti választásban alapvetően az ügyfél által elvégezni kívánt feladatok döntenek. Talán az egyik legegyszerűbb mód a CRM és az ERP közötti döntésben a következő kérésre kapott válasz alapján történik: szeretnénk-e a rendszerben könyvelni. Ha igen, akkor CRM rendszert nem használhatunk erre a funkcióra. Ha nem szeretnénk könyvelni, hanem az elsődleges cél az ügyfélkezelés, az ügyfelekhez tartozó folyamatok rendberakása, minél inkább formalizálása, akkor pedig a CRM mellett döntünk. Mindezek mellett több cég dönt mégis úgy, hogy a funkcionalitások teljes körű kielégítésére több rendszert használ. Természetesen az ERP szoftverek nagy része is kínál CRM modult, de a két rendszer melletti döntést leginkább e modulok szegényes funkciókészlete motiválja. Ha több rendszert használ egy vállalat, akkor jogos igény, hogy egy adott módosítást, csak az egyik rendszerben kelljen elvégezni. Legjobb példa erre a partneradatok. Ez több okból is fontos funkcionalitása a teljes rendszercsomagnak. Egyrészt csökkenti a felhasználói ráfordítást, valamint a hibázási, elírási lehetőséget, másrészt pedig nem kell a licensz számokkal foglalkozni. Ez utóbbi azt jelenti, hogy aki például partnert rögzít az egyik rendszerben, annak nem feltétlenül kell hozzáférést biztosítani a másik rendszerhez. Ezzel adott esetben több költség takarítható meg, mint a két rendszer összekapcsolásának a licensz és tanácsadói költsége.
Megoldandó feladat, motiváció
Jelen cikk a Microsoft Dynamics NAV és az MSCRM rendszerek összekötésével foglalkozik, melyhez a Celenia CRM Connector eszközt használjuk, ajánljuk. A konnektorra támaszkodva olyan üzleti folyamat kerül bemutatásra, amelyet már több vállalatnál is, természetesen kisebb-nagyobb módosításokkal, implementáltunk. A folyamat lényege, hogy CRM-ben kerülnek rögzítésre a partnerek, kapcsolattartók, valamint a lehetőségek (projektek), ajánlatok és megrendelések. A konnektor átmozgatja egyrészt a partner és kapcsolattartó információkat, másrészt pedig a megrendeléseket. A NAV oldalon a megrendelésekből vevői rendelések, illetve vevői keretszerződések lesznek. A keretszerződésekkel kezelhető, hogy az egyes megrendelések ne egy alkalmas teljesítést, hanem folyamatos, akár support jellegű szolgáltatásszerződést képviseljenek. A NAV oldali feladatok, majd könyvelés elvégzését követően a könyvelt bizonylatok pedig visszakerülnek a CRM oldalra és becsatolódnak az egyes partnerek, lehetőségek (projektek), valamint megrendelések alá.
A folyamat lényege, hogy az értékesítők a CRM oldalon, a könyveléssel, raktárkezeléssel, stb. foglalkozók pedig a NAV oldalon tevékenykednek. Egymás munkáját látják, mert a konnektor minden a számukra lényeges, a munkájukhoz szükséges információt átmozgat a megfelelő oldalra, a szükséges rekordokat előkészíti, a megadott szabályok szerint kitölti.
A következő részben egyrészt a Celenia CRM konnektor kerül bemutatásra, másrészt pedig a teljes folyamat részleteit tárgyaljuk.
