ERP és CRM - szakértői szemmel

A konnektor támogatja a kétirányú szinkronizációt a CRM és NAV (illetve a CRM és az AX) között, ezzel biztosítja a rendszerek adatainak aktualitását. A legnagyobb előnye, hogy növeli a munkatársak hatékonyságát, csökkenti a kézzel elvégzendő munka mennyiségét, valamint csökkenti a hibázási lehetőségek és ez által a hibák számát.

A részletes dokumentáció és a hozzáértő, magas szintű támogatás teszi a konnektort igazán használhatóvá. Első ránézésre a dokumentáció igen bőbeszédűnek tűnik, de valójában arról van szó, hogy lépésről-lépésre vezet végig a telepítésen, valamint részletesen, példákkal illusztrálva mutatja be a testreszabási, kiterjesztési lehetőségeket.

A telepítés után egy üres, szinkronizálási szabályokat nem tartalmazó konnektort kapunk. Problémás lenne, ha mindent nekünk kellene nulláról kialakítani, de szerencsére az out-of-the-box (OOB) konfiguráció betöltésével a leggyakoribb szinkronizációs forgatókönyveket már támogathatjuk.

A konnektor több eszközzel is segíti a munkánkat, melyek közül a Synchronization Studio, Microsoft Workflow Foundation alapokon, egy grafikus felületet biztosít a szinkronizálási munkafolyamatok kialakítására. Kifejezetten hasznos a részletes nyomkövetés, amely a munkafolyamatok lépésről-lépésre történő áttekintését teszi lehetővé.

Őszintén be kell vallani, hogy az első projektben a konnketort nem ismertük, többet kellett a fejlesztőikkel levelezni, például nem volt triviális, hogyan töltsük fel a NAV „Sales Header”-ben a nem alapértelmezett dimenziókat, vagy hogyan hozzunk létre a „Dimension Value” táblában új rekordot, hogy a dimenzió mezőt kitölthessük vele. Ennek ellenére a szinte azonnali válaszoknak és a részletes dokumentációnak köszönhetően mégis tempósan lehetett a bevezetéssel haladni.

 

 

Azzal a feltételezéssel élve, hogy a partner (vevő és szállító) törzset mindkét oldalon szeretnénk módosítani, karbantartani, a cikktörzs kezelése pedig ERP oldalon történik, továbbá az értékesítési folyamat támogatására a CRM rendszert használjuk a következő három fő területet emelhetjük ki:

a)      CRM Partner és NAV Vevő, Szállító szinkronizálása,

b)     CRM Termék és NAV Cikk szinkronizálása, valamint

c)      Üzleti folyamat megvalósítása a CRM, NAV és konnektor segítségével, további fejlesztéssel.

Az egyes területek részletei a következők.

 

 

A megoldás kétirányú, támogatja, hogy tetszőleges partner információ átmozgatásra kerüljön a másik oldalra. Az OOB beállítással alapadatok átmozgatása történik. Egy említésre méltó módosítás, amely növeli a CRM à NAV irány esetén a NAV oldalra megérkező vevő rekordok felhasználását a vevősablonok kezelése. A CRM oldalon egy választómezőben biztosíthatunk lehetőséget a vevősablon kódjának (például BELF, EU, KÜLF) kiválasztására, amely alapján a Vevősablon tábla tartalmának megfelelően a konnektor a NAV oldali vevőnél feltölti a „Vevői könyvelési csoport”, „Ügyletkönyvelési csoport” és „Áfa-ügyletkönyvelési csoport” mezőket.

A szinkronizációt mindkét oldalról a partner felvétel, módosítás és törlés (insert, update, delete) műveletek indítják. NAV oldalon további lehetőség még a meglévő, de nem szinkronizált rekordok replikálása. CRM oldalról erre az alap update művelet használható. Ezek segítségével már korábban használt rendszerek utólagos összekötése is megoldható.

 

 

A termékek esetén az alap szinkronizáció egyirányú: NAV oldalról történik a CRM felé. Tehát a CRM-ben rögzítésre kerülő termékek nem kerülnek át a NAV oldalra. Továbbá az OOB csak a NAV cikkekre ad munkafolyamatokat, de pár órás munkával elérhető, hogy például az erőforrások is szinkronizálódjonak. Ha az ehhez tartozó munkafolyamatokat elkészítjük, akkor a munkafolyamatok exportálása és importálása segítségével más telepítésekre is percek alatt átmozgatható a megoldás.

A cikkek mozgatásán kívül a cikk mértékegységek mozgatására is szükség van, melyet a konnektor szintén támogat.

 

 

A támogatni kívánt munkafolyamat a következő főbb lépésekből áll:

1.      CRM Lehetőség (projekt) létrehozása, kitöltése: az értékesítő végzi, kézzel történik.

2.      CRM Ajánlat létrehozása a CRM Lehetőségből: az értékesítő végzi, kézzel történik, a lehetőségben kitöltött mezőket a CRM automatikusan átemeli az ajánlatba.

3.      CRM Megrendelés létrehozása a CRM Ajánlatból: az értékesítő végzi, kézzel történik, a megfelelő mezőket a CRM automatikusan átemeli az ajánlatból a megrendelésbe.

4.      CRM Megrendelés à NAV Rendelés, NAV Keretszerződés: konnektor végzi.

5.      NAV Rendelés, vagy NAV Keretszerződés à NAV Számla.

6.      NAV Számla à NAV Könyvelt számla.

7.      NAV Könyvelt számla, könyvelt számla sor à CRM Számla, számla termék: konnektor végzi. CRM Megrendelésnél és CRM Lehetőségnél (Projektnél) megjelennek a számlák.

A folyamatban a konnektor két helyen kap szerepet. Először a CRM Megrendelés à NAV Rendelés (vagy NAV Keretszerződés) esetén. A szinkronizációt indító események az új megrendelés felvétele, megrendelés módosítása, valamint megrendelés törlése (insert , udate, delete). Természetesen a konnektorban beállítható, hogy a szinkronizálás csak adott feltételek teljesülése esetén történjen meg. Erre példa, hogy csak akkor célszerű átmozgatni a CRM Megrendelést a NAV oldalra, ha a megrendelés visszaigazolt, amelyet egy újonnan felvett igaz/hamis mező értéke jelezhet. A konnektor második szerepe a folyamatban a lekönyvelt dokumentumok CRM oldalra történő mozgatása.

A NAV oldalon tovább automatizálhatók a dolgok: ha a CRM oldalon a megrendelés attribútumai alapján a konnektor a NAV oldalra keretszerződést készít, akkor a NAV oldalon több számlát, például havi rendszerességgel állíthatunk ki. A számlázási gyakoriság alapján (hónap, negyedév, félév, év), amely saját mezőként jöhet a CRM oldalról, a könyvelendő számla fejek és sorok generálhatók hónapról-hónapra egy NAV riport segítségével. A riport figyelembe veszi a keretszerződések számlázási gyakoriságát, a számlázás utolsó időpontját és ezek alapján készíti el a számlákat, akár törthónapokra vonatkozóan is.

 

A munkánk hatékonyságának növelése céljából a rendszerek integrációja igen fontos szerepet jelent. Az MSCRM és a Microsoft Dynamics NAV esetén a két rendszer egy összekapcsolásának kényelmes eszköze a bemutatott konnektor. Fontos még egyszer kihangsúlyozni, hogy a konnektor jól támogatja a két rendszer együttes használatával elérhető folyamatok kialakítását, valamint a minél magasabb szintű automatizálást.