A SaaS egyszerű megfogalmazással élve üzemeltett szolgáltatásként működő, az interneten keresztül elérhető szoftver. A SaaS fogalmát gyakran kapcsolják össze az 1990-es évek alkalmazásszolgáltatóival, az ASP-kkel (Application Service Provider), akik készre csomagolt alkalmazásokat kínáltak az interneten keresztül az üzleti felhasználóknak. Az interneten át működő szoftverek megvalósítására tett e korai kísérletek bizonyos értelemben, például a licencelést és az architektúrát tekintve több közös ismérvvel bírtak a hagyományos, helyileg telepített alkalmazásokkal, mint a modern SaaS szoftverekkel. Mivel ezek az alkalmazások eredetileg egy ügyfél kiszolgálására képes formában készültek, csak korlátozottan voltak képesek az adatok és a folyamatok más alkalmazásokkal való megosztására, és rendszerint csak kevés gazdasági előnyt jelentettek a hasonló szerepet betöltő, ám helyileg telepített megfelelőikhez képest.
Manapság a SaaS alkalmazásoktól már elvárják a centralizációból adódó előnyök kihasználását. Ehhez az architektúrának olyannak kell lennie, hogy az alkalmazás egyetlen példánya több ügyfél kiszolgálására legyen alkalmas, és a helyileg működő alkalmazásokkal versenyképes, gazdag funkciókat kell kínálnia. Egy tipikus SaaS alkalmazás közvetlenül a készítőtől, vagy egy közvetítőn keresztül érhető el. Utóbbi a különböző gyártóktól származó SaaS alkalmazásokat egységes alkalmazásplatformba csomagolva kínálja.
A helyileg telepített szoftverek esetén elterjedt egyszeri licencdíjas modellel ellentétben a SaaS alkalmazásokhoz való hozzáférési lehetőséget legtöbbször előfizetéses modell keretében értékesítik, ahol az ügyfelek folyamatos díjat fizetnek az alkalmazás használatáért. A díjszabás a különböző alkalmazások esetén eltérő lehet: egyes szolgáltatók fix összegű átalánydíjat kérnek az alkalmazás néhány vagy összes funkciójának korlátlan használatáért, míg mások a használat mértékétől függő díjakat számláznak.
A hatékony SaaS szolgáltatásorientált alapokra épül. Az üzleti folyamatok gyors megváltoztatásának és optimalizálásának képessége kulcsfontosságú a szervezet versenyképessége és növekedése szempontjából. A szervezet agilitása veszélybe kerülhet, ha a működését támogató informatikai eszközök nem képesek rugalmasan reagálni az üzleti igények változására. Az informatikai erőforrások kiszabadítása a különálló alkalmazásokból, valamint a funkciók széles körben, a szervezet egésze számára való rendelkezésre bocsátása elősegíti az üzleti folyamatok optimalizálását, és fokozza a szervezet agilitását. A szolgáltatásorientált architektúra (SOA) olyan tervezési szemléletmód, amely fokozza az IT összehangoltságát az üzleti igényekkel, és lehetővé teszi a cég alkalmazottai, ügyfelei és kereskedelmi partnerei számára, hogy gyorsabban reagáljanak és alkalmazkodjanak a változó üzleti kényszerekhez.
A SaaS értékelése. A SaaS modellt alkalmazó vállaltok már egy ideje hangoztatják a SaaS előnyeit, amelyek abból fakadnak, hogy nincs szükségük helyileg telepített szoftverekre, azok üzemeletetésére, valamint csak minimális számítástechnikai infrastruktúra fenntartása megkövetelt. Ezek a vállalatok egy olyan világot képzelnek el, ahol az asztali számítógépek kevésbé fontosak, valamint a számítási kapacitás nagy része erős, interneten hozzáférhető szerverekre kerül. Ebben a környezetben a mobiltelefonok, okos telefonok, internet kapcsolatra képes TV-k és más eszközök helyettesítik a számítógépeket. Ezzel szemben a hagyományos szoftverszolgáltatók továbbra is a hagyományos szoftverek és az operációs rendszerek fontosságát hangoztatják. Jelenleg a két oldal közti területfoglalások, egyezkedés és versenyfutás zajlik, ugyanakkor a két megközelítés egymáshoz való közeledése is megfigyelhető: A hosztolt alkalmazások kétségkívüli legnagyobb előnye, hogy nem szükséges a szoftver telepítése, valamint, hogy egy hitelesített felhasználó számára bárhonnan, csak internet hozzáférés szükséges, elérhető a szolgáltatás és az adatok. A SaaS vállaltok elkezdték kiterjeszteni szolgáltatásaikat, melynek révén lehetővé válik, hogy az alkalmazásokat offline, internet hozzáférés nélkül is használják az előfizetők. Ezzel párhuzamosan a hagyományos szoftverfejlesztő vállaltok pedig azon igyekeznek, hogy minél több alkalmazásuk legyen online módon is használható.
A SaaS illetve a hagyományos modell közti döntésnél figyelembe kell venni, hogy a vállaltnak mennyire fontos adatainak az elérése, ha nincs internet hozzáférés.
Egy hibrid megoldás jelentheti gyakran a legmegfelelőbbet, hiszen ekkor mindkét megközelítés előnyei ötvözhetők: az adatok lokálisan és távoli szervereken is tárolásra kerülnek, köztük kialakított automatikus szinkronizálással. Amíg az internet hozzáférés működik, az esetek nagy részében, addig az adatok az internetről férhetők hozzá, egyébként pedig a helyi szerveren eltároltat lehet használni.
Számos olyan szolgáltatás létezik, amelynél az offline működés nem opció. Ilyen esetekben, illetve a csak online megközelítéseknél figyelembe kell venni az internet kapcsolat megbízhatóságát, illetve ki kell építeni egy tartalék kapcsolati lehetőséget, amely szükség esetén használható.
Fontos, hogy a döntés előtt állítsuk szembe egymással a bennünket érintő SaaS előnyöket és hátrányokat. Figyelembe kell venni a használat előrelátható hosszát is. Majd mérlegelés után célszerű meghozni a döntést, hogy hagyományos vagy SaaS megközelítésben kívánjuk a szoftvert használni.
